Bussiness meeting 

Meetings come in all shapes and sizes. There are the everyday office meetings, board meetings, 

seminars -- all the way up to major conferences. And meetings can now be face-to-face, teleconference, videoconference, or online via the Internet. And when is the last time you 

heard someone say, "Gee, we need to have more meetings." There are more than enough 

meetings to go around these days, and for a good reason. Meetings are more important than ever.

 Modern workplaces are built on teams, sharing of ideas, and effective project coordination. 

If communication is the lifeblood of any organization, then meetings are the heart and mind. The 

place where we communicate our ideas, hash them out, share our passion for better or worse, 

develop new understandings and new directions. It's where deals can happen or fall apart, where 

strategies are articulated and debated -- in short -- where we engage with others. That's what it's all about, people meeting with people. 

Believe it or not, meetings can and should be the most interesting and productive part of your day. 

And if you've ever been to a great conference or seminar, you already have seen some of the basic 

principles at work. These can be summarized as: 
1) preparation
2) facilitation
3) inspiration
4) results 

Preparation means making sure your meeting has a clear, stated purpose, and an agenda. 

Participants are chosen carefully, invited in professional way and given sufficient prior information. 

Preparation also means attention to details including: room bookings, catering, a requipment, reminders. 

Facilitation means that someone or a team is responsible for guiding the meeting, a plan for the 

meeting is reflected in the agenda and the facilitator (or chair) keeps things on time and on track. 

Inspiration is probably the most overlooked aspect of everyday meetings. All the attention to detail 

and process can push the opportunity for spontaneity and enthusiasm aside. Build in activites that 

engage participants, use strategies to generate discussion, or visual aids to grab attention. 

Results means that every meeting should be directed toward one or more outcomes. Participants 

must feel that something has been accomplished, and they must see all of their meetings as part 

of the bigger strategy to involve them in the future of the organization. Achievements at one 

meeting should be recapped in the next, and so on.